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Organizzare un convegno: consigli e suggerimenti per allestire la sala

Allestimento di una sala per convegni

Per organizzare un evento è importante progettare e curare con attenzione ogni dettaglio, dalla scaletta degli interventi allestimento della sala per il convegno. Con l’avvicinarsi della data del congresso, sarete presi da mille incombenze ed inevitabili imprevisti, con il rischio di trascurare gli aspetti pratici e logistici. Tutto l’impegno e la fatica per organizzare la giornata perfetta, potrebbero essere rovinati per non aver controllato se ci sono abbastanza sedie o se c’è l’adattatore per il proiettore.

Come vedremo, molti aspetti organizzativi possono essere pianificati in anticipo, lasciandovi così tempo ed energie da dedicare alla gestione degli ospiti, della pubblicità ed eventualmente della stampa.

Consigli per allestire la sala

Scegliere la location migliore per un evento è importante, tuttavia se non siete riusciti ad ottenere il posto perfetto, allestendo la sala congressi nel modo giusto otterrete comunque un risultato all’altezza. Sia che dobbiate curare un evento culturale, scientifico o professionale, dovrete fare in modo che il pubblico possa vedere e sentire con chiarezza i relatori, slide e video.

Molte sale congressi sono già provviste di strumentazione ed arredi, se invece il vostro evento si tiene in un altro luogo, come un palazzetto oppure una tendostruttura, in questi casi dovrete noleggiare tutto il necessario.

Il tavolo dei relatori deve essere ben visibili da ogni punto della sala, pertanto è opportuno installare un palco o una pavimentazione rialzata. Ricordatevi che alla base o ai lati deve esserci spazio per l’impianto audio visivo e per le casse. Ricoprite il tavolo con del panno e aggiungete una piccola composizione floreale ai lati o alla base: questi semplici accorgimenti faranno risultare tutto più gradevole nelle fotografie.

In base all’altezza del palco, posizionate la prima fila di sedie abbastanza distante da permettere a chi siede di vedere i relatori: ricordate queste posizioni sono riservate agli ospiti più importanti e le autorità, sarebbe spiacevole se non avessero una buona visuale.

Non riempire eccessivamente la sala, meglio dividere la platea in due zone, così da permettere al pubblico di spostarsi in modo fluido sia al centro che ai lati. Se la sala lo permette, potete anche dividere le sedie in quattro zone, aggiungendo un corridoio centrale perpendicolare a quello principale.

Registrazione e accoglienza

I partecipanti devono trovare qualcuno che li accolga al loro arrivo, perciò è bene posizionare una postazione dove possano registrarsi e chiedere informazioni. Anche se l’evento non è a numero chiuso, la registrazione vi permetterà di sapere esattamente quante persone hanno partecipato, lasciare materiale e piccoli gadget, oltre a poter raccogliere nominativi e indirizzi email per chiedere feedback o mandare altri inviti. Se l’evento è all’aperto, ricordatevi di coprire la postazione con un gazebo.

Non dimenticate il coffee break

Se il vostro congresso ha una durata superiore alle due ore, pensare ad una pausa è obbligatorio. Chiedete ad un catering di preparare caffè, tè e bibite fresche, oltre a qualche piccolo dolcetto. Se la location lo consente, preparate il coffee break in un gazebo all’aperto: sarà più piacevole ed i fumatori vi ringrazieranno.

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